Mengelola sistem stock barang dalam gudang dan
memperlakukannya secara baik dan tepat sebenarnya bukanlah hal yang sulit, jika
kita memahami bagaimana cara memanagemen yang benar. Penting bagi setiap
usahawan memahami hal ini jika bisnis yang dikelola mengharuskan adanya stock
atas barang dagangan.
Kesalahan dalam mengelola stock barang bisa mengakibatkan
kerugian yang tidak sedikit, apalagi stock yang dibuat merupakan produk atau
bahan yang bernilai tinggi. Agar dapat menjaga kondisi stock barang digudang
baik dalam keamanan dan kontrol perputarannya sangatlah dibutuhkan sebuah
sistem yang tepat dan sesuai dengan jenis usaha yang dijalankan.
Pengertian sistem sendiri adalah serangkaian kumpulan
interaksi dari sub sistem, dan Manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya.
Pengertian Gudang adalah tempat penyimpanan barang dagangan sementara. Secara
ringkas sistem manajemen gudang mengandung pemahaman : Sebuah prosedur dan cara
pengelolaan dari aktifitas yang saling berkaitan dalamoperasional perusahaan
untuk penyimpanan barang sementara. Apa saja aktifitas penyimpanan barang di
gudang itu? Dimulai dari Menerima barang dari pemasok, handling barang,
pengeluaran barang ke tujuan, serta pencatatan stock barang yang up to date
adalah alur aktivitas secara garis besar dari pengelolaan penyimpanan stock
barang digudang.
Beberapa aktifitas di dalam gudang dapat dijelaskan secara
sederhana :
Administrasi, merupakan proses pencatatan penerimaan dan
pengeluaran barang secara akuntansi, pengendalian dokumen, authorisasi, sampai
dengan pelaporan stock barang.
Penerimaan barang, prosuder tata cara bagaimana barang masuk
kedalam gudang karena adanya proses pembelian barang dagangan.
Penyimpanan barang, merupakan sistem pengelolaan dan
pengendalian agar barang bisa terus dalam kondisi baik. Pengaturan dan sistem
penyimpanan mulai dari barang masuk hingga keluar memastikan tetap dalam
kondisi baik dan aman.
Pengeluaran barang, meliputi sistem tata cara pengiriman dan
prosedur keluarnya stock barang dari gudang karena adanya penjualan, dalam hal
ini juga termasuk prosedur pengepakan barang yang dikirim.
Jika sebuah bisnis masih dalam skala operasional kecil
hingga menengah bisa saja pengawasan langsung dilakukan oleh pemilik usaha,
namun jika dalam skala besar tentu saja pengawasan harus bisa dipercayakan
kepada sorang pegawai yang memiliki dedikasi dan integritas tinggi dalam
posisi, manager gudang atau seorang supervisor. Seorang kepala bagian khususnya
kepala gudang diharuskan menguasai SOP pengendalian pada bagiannya, pengendalian
yang harus dilakukan umumnya :
Pengendalian Operasional, mengenai sop barang masuk, barang
keluar, penyimpanan, dan pelaporan ketersediaan stock dan pengadaan yang
dibutuhkan.
Pengendalian Biaya, mengendalikan biaya-biaya yang muncul
dari aktivitas pergudangan serta menekan kemungkinan kerugian yang timbul
akibat aktivitas operasional dan kerusakan barang dagangan.
Pengendalian Personalia, tentu saja dalam skala besar ini
sangat penting karena pengelolaan terhadap SDM yang berkerja di lokasi penyimpanan
atau gudang.
Memang pada dasarnya aktivitas operasional digudang itu
sendiri nampak sangat monoton dan tidak dinamis, namun pentingnya managemen
gudang membuat setiap perusahaan yang mengharuskan adanya stock barang wajib
mengelola operasional ini secara baik dan tepat. Kesalahan dalam pengelolaan
dan pengendalian bisa berakibat fatal dan menjadi kerugian yang sebenarnya
tidak perlu terjadi, khususnya pada stock barang dagangan yang memiliki masa
kadaluarsa yang singkat, atau rentan pada kondisi cuaca dan ruangan
penyimpanan.
Untuk menghindari kerugian tersebut dibutuhkan analisa yang
mendukung sebagai berikut :
Pastikan mengetahui dan mengenal jenis barang dagangan yang
disimpan serta cara memperlakukannya.
Terapkan sistem administrasi dan dokumentasi yang mampu
memonitor arus keluar, masuk, dan stock barang.
Tetapkan cara dan prosedur penyimpanan, saat barang harus
tertahan digudang sebelum pengiriman.
Walaupun beroperasi dengan sistem komputer stock, tetap
terapkan sistem manual atau kartu stock. Sehingga saat tertentu bisa membantu
jika dibutuhkan.
Terapkan sistem random check baik harian atau mingguan jika
stock yang disimpan dalam beberapa jenis barang.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar